Zásady pro oznamování podezření z možného protiprávního jednání | ALVA TOUR

1. Einleitende Bestimmungen

1.1.

Die Gesellschaft ALVA TOUR s.r.o., Identifikationsnummer 49684167, mit Sitz in Sokolovská 146/70, Karlín, 186 00 Praha 8, eingetragen im Handelsregister beim Stadtgericht Prag, Abteilung C, Einlage 23315 (nachfolgend „ALVA TOUR s.r.o.“) konkretisiert mit diesen Grundsätzen zur Meldung des Verdachts auf mögliche Rechtsverstöße bei ALVA TOUR s.r.o. (nachfolgend „Grundsätze“) die Regelungen der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern der ALVA TOUR s.r.o. in ihrer jeweils geltenden Fassung.

1.2.

Bei ALVA TOUR s.r.o. achten wir auf die Einhaltung unserer Unternehmenswerte, der gesetzlichen Vorschriften, unserer internen Grundsätze sowie bewährter Verfahren. Zu diesem Zweck haben wir ein System eingerichtet, das die Meldung rechtswidriger Handlungen ermöglicht, damit diese untersucht und erforderlichenfalls rechtzeitig Abhilfemaßnahmen ergriffen werden können.

2. Hinweisgeber

2.1.

Hinweisgeber kann eine natürliche Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder einer vergleichbaren Tätigkeit bei ALVA TOUR s.r.o. Informationen über rechtswidrige Handlungen erlangt hat (nachfolgend „Hinweisgeber“). Hierzu zählen insbesondere derzeitige, ehemalige oder künftige Beschäftigte, Bewerber, Auftragnehmer, Gesellschafter, Mitglieder der Gesellschaftsorgane der ALVA TOUR s.r.o. sowie Lieferanten oder Unterauftragnehmer.

2.2.

Meldet ein Hinweisgeber den Verdacht auf rechtswidrige Handlungen, sichert ALVA TOUR s.r.o. zu, im Zusammenhang mit dieser Meldung weder gegen den Hinweisgeber noch gegen ihm nahestehende Personen Repressalien zu ergreifen.

2.3.

Als Repressalie gilt jede Handlung im Zusammenhang mit der Arbeit oder einer vergleichbaren Tätigkeit des Hinweisgebers, die durch die Meldung veranlasst wurde und dem Hinweisgeber einen Nachteil zufügen kann.

2.4.

Meldungen können auch anonym erfolgen. In diesem Fall sichert ALVA TOUR s.r.o. zu, keine Nachforschungen zur Identität des Hinweisgebers anzustellen.

3. Zuständige Person

3.1.

Mit der Entgegennahme und Prüfung von Meldungen über mögliche rechtswidrige Handlungen bei ALVA TOUR s.r.o. ist Mgr. Alice Baumruková Kotylová betraut (nachfolgend „zuständige Person“).

3.2.

Stuft die zuständige Person eine Meldung als begründet ein, schlägt sie Maßnahmen zur Behebung der entstandenen Situation oder zur Verhinderung eines rechtswidrigen Zustands vor.

3.3.

Die zuständige Person handelt bei der Ausübung ihrer Tätigkeit nach diesen Grundsätzen unparteiisch und ist verpflichtet, über alle Tatsachen, von denen sie in Ausübung ihrer Funktion Kenntnis erlangt, Stillschweigen zu bewahren.

3.4.

Die zuständige Person wahrt strenge Vertraulichkeit hinsichtlich der Identität des Hinweisgebers, der Daten weiterer natürlicher Personen sowie der in der Meldung enthaltenen Informationen.

3.5.

ALVA TOUR s.r.o. sichert zu, dass die zuständige Person wegen der ordnungsgemäßen Ausübung ihrer Tätigkeit in keiner Weise benachteiligt oder sanktioniert wird.

4. Meldung und Verfahren nach ihrem Eingang

4.1.

Meldungen können auf folgenden Wegen erfolgen:

• Per E-Mail an schrankaduvery@alvatour.cz
• Telefonisch unter 724 122 845 / Das Telefongespräch wird aufgezeichnet. Stimmt der Hinweisgeber einer Tonaufzeichnung nicht zu, erstellt die zuständige Person ein Gesprächsprotokoll. Der Hinweisgeber ist berechtigt, das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen und durch seine Unterschrift zu bestätigen.
• Schriftlich per Brief mit dem Vermerk „Hinweisgeberschutz – zu Händen der zuständigen Person“, zu senden an: ALVA TOUR s.r.o., Sokolovská 146/70, Karlín, 186 00 Praha 8
• Persönlich bei der zuständigen Person / Die zuständige Person ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von 14 Tagen nach Eingang seiner Anfrage ein persönliches Treffen zu ermöglichen. Das persönliche Gespräch wird als Tonaufnahme aufgezeichnet. Stimmt der Hinweisgeber der Aufzeichnung nicht zu, erstellt die zuständige Person ein Gesprächsprotokoll. In diesem Fall ist der Hinweisgeber berechtigt, das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

4.2.

Die zuständige Person bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang einer schriftlichen Meldung innerhalb von sieben Tagen nach deren Eingang.

4.3.

Die zuständige Person informiert den Hinweisgeber innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Meldung über das Ergebnis der Prüfung ihrer Stichhaltigkeit. In rechtlich und tatsächlich komplexen Fällen kann diese Frist um bis zu 30 Tage verlängert werden.

4.4.

Ergibt die Prüfung, dass die Meldung unbegründet war, bedeutet dies nicht, dass der Hinweisgeber falsch gehandelt hat. Er wird wegen seiner Meldung in keiner Weise sanktioniert.

4.5.

Der Hinweisgeber darf jedoch keine wissentlich unwahren oder unrichtigen Meldungen abgeben und diese Grundsätze weder zur Belästigung oder Einschüchterung anderer Personen noch zur Erlangung persönlicher Vorteile missbrauchen. Wissentlich falsche Meldungen können nach dem tschechischen Gesetz Nr. 171/2023 Slg. über den Schutz von Hinweisgebern sanktioniert werden.

5. Alternative Meldemöglichkeit

5.1.

Alternativ kann eine Meldung auch beim tschechischen Justizministerium eingereicht werden. Dies ist auch dann möglich, wenn der Hinweisgeber Zweifel daran hat, ob die festgestellten Tatsachen eine rechtswidrige Handlung darstellen.

Kontaktdaten des externen Hinweisgebersystems des tschechischen Justizministeriums:
Telefon: 221 997 840, E-Mail: oznamovatel@msp.justice.cz, Website: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

6. Schlussbestimmungen

6.1.

Alle Beschäftigten, Führungskräfte und Mitglieder der Gesellschaftsorgane der ALVA TOUR s.r.o. sind verpflichtet, die oben genannten Grundsätze einzuhalten. Verstöße gegen diese Grundsätze können disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

6.2.

Diese Grundsätze werden auf der Website der ALVA TOUR s.r.o. veröffentlicht.

6.3.

Diese Grundsätze treten am 1. Dezember 2023 in Kraft.

Prag, den 1. Dezember 2023

ALVA TOUR s.r.o.
Lukáš Chlumský, Geschäftsführer