Zásady zpracování osobních údajů | ALVA TOUR | Váš český autobusový dopravce

Společnost ALVA TOUR s.r.o., IČ 49684167, se sídlem Sokolovská 146/70, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, v oddílu C, vložce 23315 (dále jen „Správce“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Tyto Zásady se týkají zejména zpracování osobních údajů v rámci vnitřního oznamovacího systému Správce, který byl Správcem zaveden za účelem odhalování možného protiprávního jednání ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Cílem tohoto systému je podpora oznamovatelů, aby vyjádřili své vážné obavy, které mají z protiprávního či neetického jednání v rámci činnosti Správce, aniž by jim z důvodů takového oznámení byla způsobena újma či proti nim byla přijata odvetná opatření.

Zásady obsahují zejména informace o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, účelu zpracování a způsobu zpracování osobních údajů, o případných příjemcích těchto údajů, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.

Správce je ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 a zákona č. 110/2019 Sb. ve znění pozdějších předpisů, správcem Vašich osobních údajů. Za účelem řádného prošetření každého oznámení a v zájmu ochrany oznamovatele jmenoval Správce konkrétní příslušnou osobou, která oznámení přijímá, posuzuje jejich důvodnost a vyřizuje je, a to paní Mgr. Alici Baumrukovou Kotylovou (dále jen „Příslušná osoba“), e-mail: schrankaduvery@alvatour.cz, tel. č. 724 122 845. Podrobné podmínky týkající se provozu vnitřního oznamovacího systému Správce jsou obsaženy ve speciálním vnitřním předpisu Správce – Směrnice o ochraně oznamovatelů.

1. Kategorie subjektů údajů

1) zaměstnanci Společnosti, praktikanti či stážisti, kteří pro Společnost vykonávají či vykonávali práci nebo jinou obdobnou činnost,
2) osoby provádějící samostatnou výdělečnou činnost,
3) osoby vykonávající práva spojená s účastí v právnické osobě či vykonávající funkci člena orgánu právnické osoby,
4) osoby, které plní či plnily úkoly v rámci činnosti Společnosti, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
5) osoby, které vykonávají či vykonávali dobrovolnickou činnost,
6) osoby, které vykonávají či vykonávali práva a povinnosti vyplývající ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění,
7) další osoby dotčené oznámením.

2. Účely a právní základ zpracování osobních údajů

Osobní údaje mohou být Správcem zpracovávány pro účely prošetření případů možného protiprávního jednání ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Zpracování je realizováno na základě oprávněného zájmu v souladu s evropskými standardy v oblasti oznamování protiprávního jednání.

3. Zpracovávané osobní údaje, doba zpracování

Pro účely prošetření oznámení budou zpracovány následující údaje:

• přijaté oznámení,
• datum přijetí oznámení,
• jméno a příjmení oznamovatele (pokud oznamovatel nepodá oznámení anonymně),
• datum narození oznamovatele (pokud oznamovatel nepodá oznámení anonymně),
• kontaktní adresa oznamovatele (pokud oznamovatel nepodá oznámení anonymně),
• všechny informace nezbytné pro prošetření konkrétního případu,
• nahrávky nebo zápisy z šetření,
• identifikace dotčené osoby, proti které oznámení směřuje, je-li její totožnost známa,
• datum posouzení důvodnosti,
• případně další relevantní podklady dle uvážení příslušné osoby,
• výsledek šetření.

Tyto údaje budou uchovány po dobu šetření a dále po dobu 2 let ode dne přijetí oznámení, případně déle v souvislosti s konkrétním případem.

Pro účely vedení evidence oznámení budou zpracovávány následující údaje:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li příslušné osobě tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li Příslušné osobě její totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a výsledek posouzení.

Tyto údaje budou uchovány po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

4. Příjemci osobních údajů

Přístup k údajům bude umožněn pouze určené Příslušné osobě. Některé údaje (s výjimkou identifikace oznamovatele) mohou být zpřístupněny také pracovníkům Správce, a to na základě uvážení Příslušné osoby.

Správce je v zákonem stanovených případech oprávněn, resp. povinen, některé osobní údaje předat na základě platných a účinných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

5. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte níže uvedená práva, která pro Vás z právních předpisů vyplývají, a která můžete za podmínek stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů kdykoliv uplatnit.

Jedná se o:

• Právo na přístup k osobním údajům:
Chcete-li vědět, jestli o Vás Správce zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.

• Právo na opravu nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů:
V případě, že se domníváte, že o Vás Správce zpracovává nepřesné či nepravdivé, zastaralé či neúplně osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění. Správce opravu/doplnění provede bez zbytečného odkladu, s ohledem na technické možnosti.

• Právo na výmaz (tzv. právo být zapomenut):
V případě, že požádáte o výmaz, Správce vymaže Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) zpracování Správci neukládá zákonná povinnost.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů:
V případě, že nemáte zájem na výmazu, ale pouze na dočasném omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete po Správci požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.

• Právo na přenositelnost údajů:
V případě, že chcete, aby Správce Vaše osobní údaje, které zpracovává na základě Vašeho souhlasu anebo na základě smlouvy, předal třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, Správce Vaší žádosti nebude moci vyhovět.

• Právo vznést námitku:
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely ochrany oprávněných zájmů Správce. V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, zpracování na základě Vaší námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

K Vašim právům rovněž náleží možnost obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), u kterého můžete svou případnou stížnost uplatnit.

Vezměte, prosím, na vědomí, že některá Vaše práva mohou být v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele omezena.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv jsme oprávněni za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítnout. O takovém postupu Vás budeme informovat.

Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte dopisem na adresu sídla Správce nebo e-mailem na adresu: schrankaduvery@alvatour.cz. Správce si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu žadatele o předmětná práva.